05/2018 DSGVO WebTools



DSGVO WebTools
    
Wir möchten Sie gerne als WebTools Kunde über aktuelle Entwicklungen im Datenschutzbereich informieren.

Die neue Datenschutzgrundverordnung DSGVO ist in aller Munde. Mit dem heutigen Newsletter möchten wir Ihnen als Anwender von WebTools eventuell bestehende Unsicherheiten hinsichtlich Ihrer Homepage nehmen, aber auch klar aufzeigen, wo unsere Möglichkeiten und Verantwortlichkeiten enden. Mit WebTools stellen wir ein Werkzeug bereit, mit welchem Sie Ihre Homepage attraktiv gestalten und durch die Nutzung von zentralem Content bei verhältnismäßig geringem eigenem Aufwand mit einer Vielzahl von Informationen anreichen können.


Vergleichbar mit der Spitze eines Eisbergs, von dem bekanntermaßen auch nur 10% über Wasser sichtbar sind, ist Ihre Homepage Bestandteil von internen Geschäftsprozessen und Abläufen, die möglicherweise mit personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO zu tun haben. Beispielsweise können wir darüber informieren, wie eine Analysesoftware eingesetzt werden kann. Wir können jedoch keine interne Verfahrensbeschreibung erstellen, die den Zugriff und die Speicherung der von der Analysesoftware erhobenen Daten regelt. Daher vorweg unsere dringende Bitte, sich mit dem Thema DSGVO intensiv auseinanderzusetzen und die intern erforderlichen Dokumente zu erstellen. Der größte Teil der Arbeit liegt, wie beim Eisberg, nicht im sichtbaren Teil dessen, was mit WebTools erstellt wurde, sondern ist unternehmensintern und damit in Ihrem Verantwortungsbereich.
Neuerungen der DSGVO:

·  Überprüfen Sie, ob Ihr Impressum sowie die Datenschutzerklärung noch DSGVO-konform ist.    Insbesondere sollte in das Impressum der Datenschutzbeauftragte – soweit gesetzlich notwendig – mit Kontaktmöglichkeiten aufgenommen werden. Als Orientierung und Hilfestellung finden Sie weitere Informationen auf IKOMSYS. Des Weiteren können wir Ihnen den folgenden Link der Bayrischen Landesbehörde empfehlen.   Link: www.lda.bayern.de/de/datenschutz_eu.html

·  Im Hinblick auf die Datenschutzerklärung bestehen nach Artikel 13 der DSGVO weitere Informationspflichten. Sie müssen bspw. bei der Datenerhebung von persönlichen Daten den Benutzer darauf hinweisen, zu welchem Zweck Sie diese Daten erheben, aufgrund welcher rechtlichen Grundlage und wann Sie diese Daten löschen.

·  Besonders hervorzuheben ist, dass bei den meisten WebTools Seiten Piwik/Matomo eingesetzt wird. Die Software hat eine Umbenennung von Piwik zu Matomo vorgenommen, so dass Sie bitte die Erwähnung des Namens der Software wie folgt ändern sollten: "Matomo (früher Piwik)". Auf den mit Webtools 3 und 4 erstellten Homepages werden wir diese Änderung über eine Datenbankabfrage für Sie automatisch vornehmen.  Wir möchten Sie jedoch darauf hinweisen, dass eine Datenbanksuche keine 100-%ige Trefferquote hat, sodass Sie Ihre Homepage nochmals manuell prüfen müssen.
 
·    Im Hinblick auf andere Trackingprogramme oder andere Datenübermittlungen an Dritte (z. B. Google bei Googleanalytics) sollten Sie hinterfragen, ob hier personenbezogene Daten übermittelt werden. Wenn Sie dies nicht dringend benötigen, würden wir eher davon abraten.

·    Viele Webseiten sind mit Kontaktformularen versehen. Hier ist zu beachten, dass die DSGVO zur Datensparsamkeit anregt.   D.h. über die Formularfelder sollten nur Informationen mitgeteilt werden, die zur Kontaktaufnahme notwendig sind.

·    Die Führung eines Verarbeitungsverzeichnisses, in dem alle datenschutzrelevanten Prozesse eines Unternehmens aufgelistet werden müssen. Dies betrifft auch den Bereich der Webseite, sofern Sie personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mailadresse, IP-Adresse etc.) über diese erheben.

·    Nach der DSGVO ist es notwendig, bei Beauftragung von Dritten, zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Ihren Mitarbeitern oder Kunden,  dies in einem Auftragsverarbeitungs-Vertrag rechtlich abzusichern. Wir prüfen gegenwärtig ob dieser Sachverhalt bezogen auf WebTools gegeben ist. Sofern dies der Fall ist, werden wir vor dem 25.5.2018 einen entsprechenden Vertrag zur Auftragsverarbeitung erstellen.

Bereits angekündigte Änderungen:

Im Hinblick auf andere Tracking-Dienstleistungen ist  rechtlich noch viel im Fluss. Dies resultiert daraus, dass Ende des Jahres die E-Privacy-Verordnung angekündigt ist. Diese wird auch Neuerungen zu Cookie-Regelungen enthalten. Es ist Stand heute noch nicht absehbar, inwieweit hier noch weitere Neuerungen im Webseiten-Bereich eintreten werden. Entsprechend ist dies aber im Auge zu behalten, um frühestmöglich reagieren zu können.

Wir möchten nochmals daran erinnern, dass bei WebTools 2 technisch bedingt einige DSGVO Anforderungen nicht umgesetzt werden können!


Sollten Sie weitere Fragen haben, steht Ihnen unser WebTeam unter der Rufnummer 0721 / 9728-322 gerne zur Verfügung.



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