Dokumente - ELO-ECM
MEHR ALS EINE ARCHIVIERUNGSLÖSUNG
Archivierung und Dokumentenmanagement im Baustoffhandel
Papierberge, volle Aktenschränke und unauffindbare Ordner?
Dass es auch anders geht, beweist die stetig wachsende Nutzeranzahl der ECM-Software ELO, welche sich nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur integriert und Ihnen ein Maximum an Flexibilität, Vielfältigkeit und Sicherheit bietet. ELO ist damit weit mehr als eine einfache Archivierungslösung - im Kurzüberblick:
E … wie einfach:
- greifen Sie standortunabhängig mit wenigen Klicks auf Ihre Dokumente zu
- alles im Blick: individuelle Dashboards sorgen für klare Strukturen und Inhalte
- mobile Lösungen (iOS und Android) unterstützen Sie unterwegs
L … wie leistungsfähig:
- lassen Sie Belege (u.a. Rechnungen, Barverkäufe, Lieferscheine…) automatisiert ablegen
- die ELO iSearch erleichtert Ihnen das schnelle Auffinden und Filtern von sämtlichen Belegen
- der Schutz vor Datenverlust, die dauerhafte Lesbarkeit von Dokumenten, die Nachvollziehbarkeit von Änderungen, die unveränderbare Historie und die Einhaltung und Überwachung von Aufbewahrungspflichten helfen Ihnen, die GoBD-Konformität Ihres Unternehmens zu wahren
O … wie organisiert:
- automatisierte Arbeitsabläufe (Workflows) sorgen dafür, dass Informationen immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und dann z.B. Dokumente einfach per Klick freigeben werden können
- erkennen Sie die aktuellste Version eines Beleges auf einen Blick - Dank Versionierung
- handschriftlich bearbeitete Belege werden durch einen Barcode stets eindeutig zugeordnet
- wer Funktionalitäten nutzen, Dokumente und Archivbereiche einsehen, verändern oder drucken darf und wer nicht entscheiden Sie - durch umfangreiche Berechtigungsfunktionen
Optimieren auch Sie Ihre Arbeitsabläufe durch den Einsatz von ELO-ECM!
Zusatzmodul: Digitale Vorgangsakte x InfoPro
Im heutigen Zeitalter der Digitalisierung ist es üblich, dass zu einem Geschäftsvorgang, für den in einer Warenwirtschaft ein Beleg erstellt wird, auch zusätzliche Dokumente anfallen, die archiviert werden sollen. Früher wurden solche Dokumente einfach abgeheftet. Doch mit der Einführung von elektronischem Dokumentenmanagement wie ELO ist es nun möglich, externe Dokumente, digitalisierte Notizen und Bilder elektronisch zu archivieren.
Das neue Modul Digitale Vorgangsakte für InfoPro erleichtert diesen Prozess erheblich. Sie erhalten per E-Mail oder EDI eine Auftragsbestätigung zu einer Bestellung, die Sie zuvor an Ihren Lieferanten gesendet haben. Die Bestellung wird ja bereits automatisch in ELO archiviert. Künftig können Sie die entsprechende Bestellung über die Belegsuche in InfoPro finden und mit den Zusatzfunktionen in der Belegübersicht (rechte Maustaste) die Option „Zusatzdokument zum Vorgang in ELO ablegen“ auswählen. Bestellung und Auftragsbestätigung werden dann in ELO in einem gemeinsamen Vorgangsordner abgelegt und sind unter den Daten der Bestellung zu finden.
Zusätzlich ermöglicht InfoPro das Archivieren von Zusatzbelegen in ELO für verschiedene Vorgänge wie Angebote, Aufträge (einschließlich Auftragsbestätigung, Lieferschein und Ausgangsrechnung), Bestellungen (einschließlich Bestellung und ERK-Beleg) sowie Eingangsrechnungen. Die akzeptierten Zusatzdokumente umfassen PDF-Dateien, gängige Bilddateiformate wie JPG, GIF, PNG und TIF, Office-Dateien wie MS-Word-Dokumente oder MS-Excel-Arbeitsblätter sowie E-Mails, zumindest aus MS-Outlook (Musik- und Videodaten). aufgrund ihrer Größe ausgeschlossen).
Falls ein ELO-Java-Client an Ihrem Arbeitsplatz installiert und angemeldet ist, können Sie sich den Zusatzbeleg später in ELO mit nur zwei Klicks in InfoPro anzeigen lassen. Sprechen Sie uns gerne an!